Quản lý phòng, khách, doanh thu trong một hệ thống
Lễ tân nhìn sơ đồ phòng là biết đêm nay còn phòng nào, nhận khách và thu tiền ngay trên điện thoại. Chủ cơ sở mở báo cáo thấy công suất, giá bình quân và số còn phải thu, không phải cộng tay từ sổ giấy hay tệp Excel.
- Sơ đồ phòng 14 ngày, nhận và trả phòng bằng một lần chạm
- Khai báo tạm trú xuất tệp nộp, không gõ lại từng người
- Một tài khoản dùng cho nhiều cơ sở, tính giá theo đêm hoặc theo giờ
TÍNH NĂNG CHÍNH
Ba việc chiếm gần hết một ca trực
Ba màn hình dưới đây là nơi lễ tân làm việc suốt ca, trên máy tính quầy hay trên điện thoại đều đủ.
SƠ ĐỒ PHÒNG
Nhìn một lưới là biết còn phòng nào
Lưới phòng theo mười bốn ngày, mỗi dải là một lượt khách. Bấm vào dải là mở đúng phiếu đó, không phải tìm lại trong danh sách. Cuối mỗi hạng phòng có hàng dành cho lượt đặt chưa chọn số phòng, nên đếm phòng trống không bị hụt.
- Bốn ô số hôm nay: khách đến, khách trả, đang ở, trống đêm nay
- Phòng đang sửa chữa tách riêng, không lẫn vào quỹ phòng bán được
- Đổi phòng cho khách đang ở ngay trên màn, sổ chi phí đi theo
ĐẶT PHÒNG VÀ THU TIỀN
Nhận khách, ghi dịch vụ, thu tiền trên một phiếu
Một phiếu đặt được nhiều phòng, mỗi phiếu có sổ chi phí ghi tiền phòng, dịch vụ và các khoản đã thu. Cọc giữ chỗ, phí không đến, gia hạn hay trả sớm đều tính lại tiền ngay trong phiếu.
- Giá tính theo đêm, theo giờ cho nhà nghỉ, hoặc trọn gói nghỉ trong ngày
- Giá riêng cho từng ngày cuối tuần và lễ tết, áp cho mọi đường đặt
- Mã QR chuyển khoản hiện ngay trên điện thoại để khách quét
KHAI BÁO TẠM TRÚ
Xuất tệp khai báo, không gõ lại từng người
Mỗi người ở thực tế một dòng, kể cả người đi cùng không đứng tên đặt phòng. Phòng chưa khai ai xếp lên trước kèm dòng nhắc đếm số phòng còn thiếu, nên không xuất tệp thiếu người. Quét mã trên căn cước công dân là thông tin khách vào thẳng phiếu.
- Tệp mở thẳng bằng Excel, không vỡ dấu tiếng Việt, không cắt số 0 đầu số giấy tờ
- Đủ cột giới tính, ngày sinh, loại giấy tờ ghi chữ đọc được
- Có bản riêng để nạp lên cổng khai báo cư trú
BẢY MẢNG TÍNH NĂNG
Mỗi phần việc của cơ sở lưu trú có một trang riêng
CÓ SẴN TRONG HỆ THỐNG
Sáu phần nữa dùng được ngay, không mua thêm
Buồng phòng
Phòng sạch, chưa dọn, đã kiểm; trả phòng là việc dọn tự mở, dọn xong chạm một lần là đóng.
Danh bạ khách
Hồ sơ khách dùng chung mọi cơ sở, tìm theo tên, số điện thoại hoặc số giấy tờ, mở ra thấy đủ lịch sử ở.
Kênh OTA
Đồng bộ lịch hai chiều với Airbnb, Booking.com, Agoda theo chuẩn iCal, chỉ cần dán link, không phải ký hợp tác riêng.
Trang đặt phòng của cơ sở
Khách vãng lai tự chọn ngày, chọn hạng phòng và đặt, không cần tài khoản; phiếu vào thẳng hệ thống.
Báo cáo vận hành
Công suất, giá bình quân mỗi đêm, RevPAR, doanh thu tiền phòng và ngoài phòng, số còn phải thu, nguồn khách.
Chốt ngày tự động
Ba giờ sáng hệ thống đóng sổ ngày cũ, nhả cọc quá hạn và tính phí không đến, không phải nhớ làm tay.
TRIỂN KHAI
Năm bước là nhận được phiếu đầu tiên
- 01
Khai cơ sở lưu trú: tên, địa chỉ, giờ nhận và giờ trả phòng.
- 02
Khai hạng phòng: Standard, Deluxe, Suite hoặc theo cách quý công ty đang gọi, kèm giá cơ bản một đêm.
- 03
Khai từng phòng theo số phòng và tầng, phòng đang sửa thì đánh dấu ngưng bán.
- 04
Chọn cách tính giá: theo đêm, theo giờ hay nghỉ trong ngày; thêm giá riêng cho cuối tuần và lễ tết nếu cần.
- 05
Nhận phiếu đầu tiên, sau đó mời người dùng vào theo vai trò Quản lý, Kế toán hoặc Nhân viên.
KHÁC GÌ CÁCH CŨ
Bốn chỗ sổ giấy và tệp Excel không lo được
Sổ giấy không nói được đêm nay còn phòng nào.
Muốn biết phải lật lại từng trang, mà hai người nhận cùng một phòng thì không ai phát hiện tới lúc khách tới quầy.
Tệp Excel không đi theo người.
Lễ tân ca đêm sửa tệp trên máy quầy, chủ cơ sở ở nhà xem bản cũ, hai con số doanh thu lệch nhau mà không biết bản nào đúng.
Khai báo tạm trú phải gõ lại từ đầu.
Tên, số giấy tờ, ngày sinh đã ghi trong sổ nhận phòng rồi vẫn phải nhập lại lần nữa, sai một số là bản khai sai.
Không có con số để so kỳ này với kỳ trước.
Công suất và giá bình quân mỗi đêm phải tính tay, nên thường không ai tính.
DỮ LIỆU VÀ QUYỀN
Dữ liệu của quý công ty nằm riêng
Mỗi công ty có dữ liệu riêng, nhân viên chỉ thấy phần thuộc quyền của mình. Thông tin khách lưu trú là dữ liệu cá nhân nên chỉ người được cấp quyền mới mở được hồ sơ và xuất tệp khai báo. Chính sách bảo mật ghi rõ thu những gì, giữ bao lâu và ai xem được.
Ba vai trò dựng sẵn: Quản lý, Kế toán, Nhân viên. Quý công ty tự thêm vai trò khác và tự bật tắt từng quyền, kể cả trên ba vai trò dựng sẵn.
Kế toán xem được tiền và báo cáo nhưng không sửa được cấu hình phòng và bảng giá.
Mọi thao tác sửa và xoá đều ghi lại người làm và thời điểm.
DÙNG THỬ NGAY
Tải app, đăng nhập bằng tài khoản demo
Tài khoản demo có sẵn một khách sạn mẫu với phòng, bảng giá và phiếu đặt của cả một quý, đủ để xem thật. Dữ liệu demo tự đặt lại theo lịch.
Muốn xem trên máy tính thì mở mypms.vn rồi đăng nhập bằng cùng tài khoản trên.
TÀI KHOẢN DEMO
Đã sao chép.
- Tài khoản này dùng chung nên dữ liệu có thể bị người khác sửa.
- Đừng nhập thông tin khách thật vào bản demo.
CÂU HỎI HAY GẶP
Sáu câu khách hỏi nhiều nhất
Còn câu nào khác, gọi 0888211121 hoặc để lại yêu cầu ở phần đặt lịch demo.
Nhà nghỉ tính tiền theo giờ thì dùng được không?
Được. Gói giá có ba cách tính: theo đêm, theo giờ và trọn gói nghỉ trong ngày. Gói theo giờ khai giá mấy giờ đầu và giá mỗi giờ tiếp theo, hệ thống tự tính khi trả phòng. Một cơ sở dùng song song cả ba cách cũng được, mỗi phiếu chọn một gói.
Có nhiều cơ sở thì phải mua nhiều tài khoản không?
Không. Một tài khoản công ty quản được nhiều cơ sở, mỗi cơ sở có phòng và bảng giá riêng. Nhân viên được gán vào cơ sở nào thì chỉ thấy cơ sở đó, còn chủ cơ sở chuyển qua lại giữa các cơ sở ngay trên màn hình.
Không có máy tính, chỉ có điện thoại thì làm được tới đâu?
Làm được trọn ca trực. App có sơ đồ phòng, nhận và trả phòng, thu tiền, buồng phòng, danh bạ khách, khai báo tạm trú và báo cáo. App còn quét được mã trên căn cước công dân để điền nhanh thông tin khách, in phiếu và hoá đơn bằng máy in nhiệt Bluetooth, hiện mã QR chuyển khoản cho khách quét.
Khai báo tạm trú xuất ra tệp gì?
Tệp CSV mở thẳng bằng Excel, không vỡ dấu tiếng Việt và không cắt số 0 đầu số giấy tờ. Có hai bản: bản để đọc và đối chiếu, bản riêng để nạp lên cổng khai báo cư trú. Phòng nào chưa khai ai thì hệ thống nhắc trước khi xuất, tránh bản khai thiếu người.
Dữ liệu cũ đang trong Excel, chuyển vào được không?
Được, phần khai ban đầu là cơ sở, hạng phòng, phòng và bảng giá; đội hỗ trợ nhập giúp trong buổi triển khai. Phiếu đặt phòng cũ thì thường không cần chuyển, chỉ nhập những phiếu còn hiệu lực từ ngày bắt đầu dùng, vì phiếu đã trả xong chỉ còn giá trị tra cứu.
Kết nối Booking.com và Airbnb thế nào?
Qua lịch iCal, chuẩn mà mọi kênh lớn đều mở cho cơ sở nhỏ, chỉ cần dán link vào hệ thống, không phải ký hợp tác riêng. Lịch iCal chỉ nói ngày nào bận nên mỗi kết nối ghép một phòng với một listing; khách sạn nhiều phòng cùng hạng thì tạo nhiều kết nối.
ĐẶT LỊCH DEMO
Để lại thông tin, chúng tôi gọi lại trong giờ làm việc
Đã nhận yêu cầu của quý công ty, chúng tôi sẽ gọi lại trong giờ làm việc.