Trang đặt phòng công khai

Mỗi công ty có một trang đặt phòng dành cho khách vãng lai tại địa chỉ:

https://tên-miền-hệ-thống/stay/{slug-công-ty}

Khách không cần tài khoản. Trên trang này khách có thể:

Xem danh sách hạng phòng của từng cơ sở (tên, mô tả, sức chứa, giá từ).
Chọn ngày nhận, ngày trả và số khách để tra phòng trống. Giá hiển thị lấy theo gói giá theo đêm mặc định của cơ sở, tính đủ giá đè theo ngày (ví dụ giá cuối tuần) và phụ thu vượt sức chứa, khớp với giá lễ tân báo.
Giữ chỗ: khai họ tên và số điện thoại. Hệ thống tạo đặt phòng ở trạng thái Chờ xác nhận, nguồn khách Website, chưa gán số phòng.

Sau khi giữ chỗ, khách nhận mã đặt phòng (dạng BK...) và trang xác nhận kèm số điện thoại cơ sở để liên hệ đổi hoặc huỷ.

Lễ tân xử lý lượt giữ chỗ

Lượt giữ chỗ từ web nằm trong danh sách Đặt phòng với trạng thái Chờ xác nhận. Lễ tân gọi xác nhận với khách rồi thao tác như đặt phòng thường: xác nhận, gán phòng khi nhận, hoặc huỷ nếu khách đổi ý. Quỹ phòng đã trừ ngay khi khách giữ chỗ nên không lo bán lố.

Cấu hình

Vào Cài đặt > Cấu hình nghiệp vụ > Trang đặt phòng (cần quyền sửa cơ sở). Trên app myPMS thì vào tab Cá nhân > Cài đặt cơ sở > Trang đặt phòng online: cùng một cấu hình, sửa bên nào bên kia cũng thấy, tiện lúc cần đổi gấp số tài khoản nhận cọc mà không ngồi trước máy tính:

Bật trang đặt phòng: tắt là đường dẫn công khai báo không tồn tại. Mặc định bật.
Giới thiệu: đoạn văn hiện đầu trang, ví dụ lời chào hoặc chính sách ngắn.

Lưu ý:

Trang web chỉ nhận đặt theo đêm. Kỳ nghỉ theo giờ hoặc trên 30 đêm khách phải liên hệ trực tiếp cơ sở, khách chọn quá 30 đêm thì trang báo lại ngay trên chính trang đặt phòng, không văng ra trang lỗi.
Khách khai ngày nhận trước hôm nay, hoặc ngày trả không sau ngày nhận, thì trang giữ khách ở lại và hiện một dòng đỏ nói rõ phải sửa gì.
Mô tả hạng phòng lấy từ ô Mô tả trong màn Hạng phòng, nên viết ngắn gọn vì khách sẽ đọc nguyên văn.

Email và chuông báo

Khi khách giữ chỗ thành công:

Khách nhận email xác nhận (nếu có khai email) kèm mã đặt phòng và số điện thoại cơ sở; đặt phòng bị huỷ cũng có email báo.
Lễ tân nhận chuông thông báo trong panel (mọi thành viên có quyền xem đặt phòng) và email về địa chỉ của cơ sở (thiếu thì dùng email công ty). Đặt phòng mới từ kênh OTA cũng báo y vậy.

Nội dung email sửa ở Cài đặt > Mẫu Email (nhóm PMS); tắt một mẫu là hệ thống ngừng gửi mẫu đó. Email đi qua SMTP riêng của công ty nếu đã khai ở Email & Notifications, chưa khai thì dùng máy chủ gửi chung.

Cọc giữ chỗ

Bật trong cùng màn Trang đặt phòng: chọn kiểu cọc (phần trăm tổng tiền hoặc số cố định), số giờ hạn cọc và tài khoản ngân hàng nhận (mã VietQR + số tài khoản + tên chủ tài khoản).

Trang xác nhận và email gửi khách hiện số tiền cọc, tài khoản nhận và mã QR VietQR; nội dung chuyển khoản là mã đặt phòng để đối soát. Mã QR do chính máy chủ của bạn vẽ ra, không gọi sang dịch vụ nào bên ngoài, số tài khoản và số tiền không đi đâu khác, và mất mạng ra ngoài thì mã vẫn hiện.
Ngân hàng ngoài danh sách quen thuộc thì khai thẳng mã sáu số của ngân hàng vào ô Mã ngân hàng (ví dụ Vietcombank là 970436).
Khách chuyển xong, lễ tân vào màn booking bấm thu tiền như thường và chọn loại Tiền cọc: trang xác nhận của khách đổi sang "Đã nhận cọc".
Quá hạn (số giờ đã khai) mà chưa ghi nhận cọc thì hệ thống tự nhả giữ chỗ (chạy cùng cron mỗi giờ) và email báo huỷ cho khách. Đặt hạn 0 nếu không muốn tự huỷ.
Hoàn cọc là coi như chưa cọc. Ghi một khoản hoàn tiền vào sổ chi phí thì trang khách bỏ thẻ "Đã nhận cọc" và giữ chỗ quá hạn lại bị nhả như thường. Nhờ vậy hoàn tiền cho khách mà quên huỷ đặt phòng thì phòng vẫn được trả về quỹ bán, không bị giam.