Tổng quan phân hệ Lưu trú
Phân hệ Lưu trú (PMS) quản lý trọn vòng đời kinh doanh phòng nghỉ: từ khai báo cơ sở, hạng phòng, bảng giá đến đặt phòng, nhận trả phòng và thu tiền. Một tài khoản dùng được cho cả khách sạn, resort, nhà nghỉ, homestay, kể cả khi bạn vận hành nhiều cơ sở cùng lúc.
Các khái niệm chính
- Cơ sở lưu trú: một khách sạn hoặc nhà nghỉ cụ thể. Công ty có thể có nhiều cơ sở.
- Hạng phòng: nhóm phòng cùng loại và cùng giá (Standard, Deluxe...). Giá cơ bản khai ở đây.
- Phòng: phòng vật lý gắn số phòng, thuộc một hạng. Phòng có trạng thái buồng (sạch / chưa dọn / đã kiểm tra) và có thể tạm ngưng bán khi sửa chữa.
- Gói giá: cách tính tiền, theo đêm, theo giờ (nhà nghỉ) hoặc nghỉ trong ngày; có thể đặt giá riêng cho từng ngày (cuối tuần, lễ tết).
- Đặt phòng: một lần khách đặt, có thể gồm nhiều phòng. Mỗi đặt phòng có một sổ chi phí ghi tiền phòng, dịch vụ và các khoản đã thu.
Màn hình hằng ngày của lễ tân
- Sơ đồ phòng: lưới phòng theo 14 ngày, nhìn một phát biết phòng nào trống, phòng nào có khách; bấm vào dải đặt phòng để mở chi tiết. Cuối mỗi hạng phòng có hàng Chưa gán phòng: đó là lượt đặt theo hạng chưa chọn số phòng (khách đặt qua web, kênh OTA, hoặc lễ tân nhận trước). Chúng đã trừ vào quỹ phòng rồi, nên đừng đếm phòng trống mà bỏ qua các hàng này.
- Đặt phòng: tạo đặt phòng mới, nhận phòng, trả phòng, huỷ, ghi dịch vụ, thu tiền.
- Khách: danh bạ hồ sơ khách của cả công ty, dùng chung mọi cơ sở. Tìm theo tên, số điện thoại hoặc số giấy tờ; mở một hồ sơ thấy đủ giấy tờ, quốc tịch, ngày sinh, địa chỉ và lịch sử ở. Khách còn phiếu đặt phòng thì không xoá được, phiếu cũ mất tên người ở là sổ sách và khai báo tạm trú hỏng theo. Trên app di động có đủ màn này.
Bắt đầu theo thứ tự: tạo cơ sở, tạo hạng phòng, tạo phòng, khai gói giá, rồi nhận đặt phòng đầu tiên.