Đặt phòng, nhận và trả phòng

Đọc danh sách đặt phòng

Cột Còn lại đọc số dư của sổ chi phí, không đọc trạng thái phiếu. Ba cách hiện:

Còn nợ thì in số tiền, màu cảnh báo - đây là khoản phải đi đòi.
Sổ đang giữ tiền của khách thì in Cần trả lại kèm số tiền: gặp nhiều nhất ở phiếu huỷ còn cọc.
Hết nợ thì in Đã thu đủ; phiếu huỷ không còn khoản nào thì in Không còn phải thu.

🔴 Trước 03/09/2026 cột này đọc TRẠNG THÁI: phiếu huỷ hay không đến đều in Không còn phải thu dù sổ đang treo nợ. Đo trên dữ liệu thật ra 10 phiếu không đến treo hơn 11 triệu mà cả mười đều hiện là hết nợ. Muốn tìm nhanh những phiếu còn nợ thì bật bộ lọc Còn nợ ngay trên danh sách.

Tạo đặt phòng

Vào Đặt phòng > Đặt phòng mới (hoặc nhìn chỗ trống trên Sơ đồ phòng):

Chọn cơ sở, khách (gõ tên hoặc số điện thoại để tìm; khách mới bấm tạo nhanh ngay trong ô chọn), nguồn khách và thời gian nhận và trả.
Thêm từng dòng phòng: chọn hạng phòng, gói giá; ô Phòng chỉ hiện các phòng còn trống đúng khoảng thời gian đó, để trống cũng được, gán phòng lúc nhận. Đặt đoàn nhiều phòng thì phòng đã lấy ở dòng trên tự biến khỏi danh sách của dòng dưới, khỏi lo chọn trùng. App myPMS cũng vậy.
Lưu. Hệ thống kiểm tra phòng trống lần cuối, chốt tiền phòng và mở sổ chi phí.

Hai lễ tân đặt trùng một phòng cùng lúc thì người sau bị từ chối ngay, không có chuyện hai khách cùng nhận một phòng.

Khai khách ở trong từng phòng

Mở đặt phòng, ở dòng phòng bấm Khai khách lưu trú. Tìm trong hồ sơ sẵn có, không có thì tạo nhanh ngay tại đó. Trên app myPMS, hộp tạo nhanh có nút Quét căn cước: chĩa máy vào mã QR trên mặt trước thẻ là họ tên, số định danh, ngày sinh và địa chỉ tự điền, khỏi gõ mười hai chữ số giữa lúc khách đứng chờ.

Bớt một phòng khỏi đoàn

Đoàn đặt năm phòng rồi bớt hai thì không phải huỷ cả phiếu. Mở đặt phòng, bấm Bớt một phòng, chọn dòng phòng và ghi lý do. Phòng nhả về quỹ bán ngay, tiền phòng của đúng dòng đó rời sổ chi phí, tổng tiền tính lại theo các phòng còn lại. Mã đặt phòng, sổ chi phí và các khoản đã thu đều giữ nguyên. App myPMS làm được y vậy.

Hai chỗ hệ thống chặn:

Phòng khách đang ở thì không bớt được: đường ra là Trả phòng. Bớt là xoá luôn tiền phòng những đêm khách đã ngủ.
Phải còn ít nhất một phòng. Muốn bỏ hết thì huỷ cả đặt phòng.

Dòng đã bớt vẫn nằm lại trong phiếu kèm lý do và thời điểm, để sau còn tra.

Nhận phòng (check-in)

Mở đặt phòng, bấm Nhận phòng. Dòng nào chưa gán phòng sẽ được hỏi chọn phòng ngay lúc này (chỉ hiện phòng trống). Sau khi nhận, phòng chuyển trạng thái "đang ở".

Khách ở trong từng phòng

Người đứng tên đặt phòng chưa chắc là người ở, và một phòng thường có nhiều khách. Mở đặt phòng, bấm Thêm khách ở phòng này ngay dưới dòng phòng để ghi từng người vào đúng phòng, đây là danh sách dùng để xuất khai báo tạm trú, nên nhớ ghi cả khách đi cùng chứ không riêng người đặt.

Khách chưa có hồ sơ thì tạo nhanh ngay trong ô chọn (họ tên, số điện thoại, số giấy tờ). Ghi nhầm thì chạm vào tên khách để gỡ khỏi phòng, gỡ khỏi phòng không xoá hồ sơ khách.

Trên app di động làm y hệt: mở phiếu, mỗi dòng phòng có sẵn danh sách khách ở và nút thêm; chạm tên khách là gỡ.

Trả phòng (check-out)

Bấm Trả phòng: mọi phòng của đặt phòng chuyển "chưa dọn" chờ buồng phòng, hộp xác nhận hiện luôn số tiền còn phải thu. Hệ thống không chặn trả phòng khi còn nợ, thu đủ rồi bấm Tất toán để khoá sổ.

Huỷ và không đến

Đặt phòng chưa nhận có thể Huỷ (ghi lý do). Khách hẹn mà không tới thì đánh dấu không đến, hai trường hợp tách riêng để báo cáo sau này phản ánh đúng.

Gia hạn hoặc trả sớm khi khách đang ở

Khách đang ở muốn ở thêm (hoặc về sớm) thì mở booking bấm Gia hạn / trả sớm và chọn ngày trả mới, chỉ ngày trả đổi được, ngày nhận đã là quá khứ. Hệ thống kiểm phòng trống phần kéo dài trước (đụng khách kế tiếp là báo ngay), rồi tính tiền chỉ cho phần thêm vào theo gói giá đang bán: những đêm khách đã đặt giữ nguyên số tiền đã chốt. Trả sớm thì trừ đi đúng những đêm bỏ bớt, không trừ quá số đã ghi. Có giá thoả thuận riêng thì ghi thêm dòng điều chỉnh tay vào folio.

Trước 03/09/2026 màn này báo giá lại trọn kỳ, nên phiếu đặt lúc giá thấp mà cơ sở tăng giá rồi khách gia hạn là mọi đêm đã ngủ nhảy theo giá mới. Giá đã chốt cho đêm khách đã ngủ thì không nâng ngược được.

Trả sớm chỉ là sửa ngày cho tiền đúng, trả phòng thật vẫn bấm Check-out như thường.

Phí không đến (no-show)

Khai ở Cài đặt > Cấu hình nghiệp vụ > Trang đặt phòng, mục Chính sách không đến: phần trăm tiền phòng (100 là thu trọn kỳ) hoặc số tiền cố định. Đặt phòng bị đánh Không đến (night audit tự đánh lúc 3 giờ sáng, hoặc lễ tân đánh tay) sẽ được ghi một dòng phí vào folio, lễ tân trừ vào tiền cọc đã chuyển hoặc xoá dòng nếu muốn xí xoá. Bỏ trống giá trị là không thu phí.

Phí tính trên tiền phòng của đặt phòng. Dịch vụ lễ tân đã ghi tay vào sổ (đón sân bay, đặt hộ vé...) không nằm trong cách tính phí nhưng vẫn giữ nguyên trong sổ chi phí và cộng vào số còn phải thu.

Dòng phí ghi theo ngày khách lẽ ra nhận phòng, không phải ngày máy chạy, chạy chốt ngày bù cho hôm trước vẫn ra đúng kỳ báo cáo.