Sổ chi phí và thu tiền

Mỗi đặt phòng có một sổ chi phí: mọi khoản tiền của khách đều nằm ở đây, xem ngay trên màn chi tiết đặt phòng.

Ghi chi phí

Bấm Ghi chi phí để thêm:

• Dịch vụ: minibar, giặt ủi, đưa đón... Chọn từ danh mục (khai ở Cài đặt > Dịch vụ và hàng hoá) là ô diễn giải và đơn giá tự điền. Chọn đúng mặt hàng trong danh mục thay vì gõ tay còn có thêm cái lợi: mặt hàng nào bật theo dõi tồn thì bán xong kho tự trừ.
• Giảm giá: nhập số dương, hệ thống tự trừ vào tổng.
• Điều chỉnh: dùng khi cần sửa tiền phòng theo thoả thuận riêng.

Dòng tiền phòng do hệ thống tự ghi theo đặt phòng, huỷ đặt phòng thì dòng đó tự rút. Các dòng bạn ghi tay không bao giờ bị hệ thống đụng vào.

Thu tiền

Bấm Thu tiền, chọn loại giao dịch:

• Đặt cọc: thu trước khi khách đến.
• Thanh toán: thu bình thường, ô số tiền điền sẵn đúng số còn lại.
• Hoàn tiền: trả lại khách, trừ vào tổng đã thu.

Trên màn lễ tân của giao diện mới, Hoàn tiền là một việc riêng chứ không nằm trong khay Thu tiền: nó chỉ hiện khi phiếu đang giữ tiền của khách (số dư âm), và ô số tiền điền sẵn đúng khoản đang giữ, gõ quá là bị chặn. Đường hay gặp nhất là khách đặt cọc rồi huỷ phòng: huỷ xong sổ còn ôm tiền cọc, bấm Hoàn tiền trả lại là số dư về 0 và tất toán được.

🔴 Ô số tiền bỏ trống không phải là số 0. Khay Ghi chi phí và khay Thu tiền đều chặn lại và nhắc điền; riêng đơn giá thì ghi 0 vẫn được, dùng cho hàng tặng khách.

Tất toán

Khi đặt phòng đã kết thúc và số Còn lại = 0, bấm Tất toán để khoá sổ. Sổ đã khoá không ghi thêm được gì, đó là chốt an toàn để số liệu doanh thu không bị sửa lùi.

Đã kết thúc gồm cả không đến và đã huỷ, không riêng khách đã trả phòng: sổ của khách không đến còn phí phạt, sổ của đặt phòng huỷ còn dịch vụ đã ghi, thu xong là đóng được như sổ thường. Còn nợ hoặc thu thừa thì xử lý cho về 0 trước, hệ thống không cho đóng.

Mở lại sổ đã tất toán

Sổ đã khoá mà việc đổi ngày hay đổi phòng làm tiền phòng phải đổi theo thì hệ thống chặn lại và báo lỗi, chứ không lặng lẽ ghi đè. Muốn sửa thật thì bấm Mở lại sổ trên đầu màn đặt phòng (cần quyền sửa sổ chi phí), sửa xong tất toán lại.

Vì sao phải chặn: trước 03/09/2026 sổ đã tất toán vẫn bị ghi đè âm thầm, sinh ra khoản nợ mà mọi nút thu tiền đều xám - đo được một sổ nhảy từ 1.000.000 lên 2.500.000, treo 1.500.000 không ai thu được.

Kênh OTA đổi ngày một đặt phòng có sổ đã tất toán cũng không tự sửa nữa: lượt đồng bộ ghi một dòng cảnh báo để lễ tân mở lại sổ và chỉnh tay.

Trừ tồn kho khi bán hàng

Phần này chỉ hiện khi cơ sở có dùng gói Kho hàng.

Khai mặt hàng ở Cài đặt > Dịch vụ và hàng hoá, mỗi dòng chọn một loại:

Vật tư không hiện ở ô Ghi chi phí vì không bán cho khách.

Kho trừ ở đâu thì chọn tại Cơ sở lưu trú > Kho; để trống thì dùng kho mặc định của công ty. Xoá một dòng chi phí ghi nhầm thì hàng tự quay về kho.

Hết hàng không chặn quầy. Kho báo thiếu thì phiếu vẫn ghi bình thường và tiền vẫn vào sổ, chỉ tồn kho âm để người quản lý đối chiếu. Khách đã cầm chai nước trên tay rồi, chặn ghi tiền vì sổ kho lệch là mất tiền thật.