Báo cáo và khai báo tạm trú

Báo cáo vận hành

Vào Báo cáo (nhóm Lưu trú), chọn cơ sở và khoảng ngày. Cả hai đầu ngày đều được tính: chọn 01/08 đến 31/08 là có cả đêm 31/08, và chọn cùng một ngày ở hai ô là xem đúng ngày đó. Tệp tải về cũng ghi nhãn kỳ bằng đúng hai ngày bạn chọn.

Công suất phòng: số đêm có khách trên tổng quỹ đêm phòng bán được.
ADR: giá bình quân mỗi đêm đã bán. RevPAR = công suất × ADR, con số gộp để so giữa các kỳ.
Doanh thu tiền phòng phân bổ đều theo đêm trong kỳ (kỳ ở theo giờ tính 1 đêm); doanh thu ngoài phòng là dịch vụ, điều chỉnh trừ giảm giá; đã thu là tiền thật vào két trong kỳ (cọc + thanh toán - hoàn).
Còn phải thu: tổng số dư của mọi sổ chi phí đang mở. Con số này không theo khoảng ngày đang chọn mà là tình trạng ngay lúc mở báo cáo, đổi khoảng ngày thì nó đứng yên. Đừng lấy doanh thu trong kỳ trừ đã thu trong kỳ để suy ra nó: khách đặt tháng sau cọc hôm nay làm hiệu số âm, khách tháng trước trả nợ hôm nay làm hiệu số dương, cả hai lần đều không nói gì về khoản thật sự còn phải thu.
Bảng nguồn khách đếm theo đặt phòng nhận trong kỳ.

Ngoài ra bảng điều khiển (trang chủ quản trị) có sẵn 4 ô số hôm nay: khách đến, khách trả, phòng đang ở, phòng chờ dọn, gộp mọi cơ sở của công ty.

Khai khách lưu trú theo phòng

Mở đặt phòng, bấm Khai khách lưu trú: chọn phòng và chọn (hoặc tạo nhanh) khách, mỗi người ở thực tế một dòng, kể cả người đi cùng không đứng tên đặt phòng. Danh sách hiện ngay trong bảng phòng của đặt phòng; gỡ bằng nút Gỡ khách lưu trú.

Khai đủ giấy tờ tuỳ thân (loại, số, quốc tịch, ngày sinh, địa chỉ) trong hồ sơ khách để bản khai báo không thiếu cột.

Khai báo tạm trú

Vào Khai báo tạm trú, chọn cơ sở và đêm cần khai: hệ thống liệt kê mọi khách lưu trú đêm đó (ưu tiên danh sách khai theo phòng; đặt phòng chưa khai ai thì tạm lấy khách đại diện). Cột Giới tính và Ngày sinh lấy từ hồ sơ khách (màn Khách), nên khai đủ hai ô đó lúc nhận phòng thì tệp xuất ra không thiếu chỗ nào. Cột Loại giấy tờ in ra chữ đọc được (CCCD, Hộ chiếu), không phải mã máy.

Bấm Xuất CSV để tải tệp nộp hoặc đối chiếu với cổng khai báo cư trú, tệp mở thẳng bằng Excel không vỡ dấu tiếng Việt.

Khách đại diện chỉ điền hộ một phòng trong mỗi đặt phòng. Đoàn đặt nhiều phòng mà chỉ có một người đứng tên thì các phòng còn lại hiện ở dòng nhắc màu vàng đầu màn kèm số phòng, vào đặt phòng bấm Khai khách lưu trú cho từng phòng rồi hãy xuất tệp, không thì bản khai thiếu người. Lấy hộ cho mọi phòng còn tệ hơn: một người thành ra ngủ mấy phòng trong cùng một đêm.